Bei der Abgabe von Willenserklärungen wie etwa Kündigungen (Verträge aller Art, z.B. arbeitsrechtliche oder mietrechtliche), Anfechtungen, Widerrufen, Widersprüchen oder auch der Ausübung eines Optionsrechts, ist es für den Erklärenden essentiell wichtig, den Zugang der Erklärung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt notfalls vor Gericht auch beweisen zu können.
Die rechtssichersten Zustellungsmethoden sind in dieser Reihenfolge:
1. Per Gerichtsvollzieher
2. Per Bote
3. Per Einwurfeinschreiben
Grundsätzlich kann für Privatpersonen, die Zustellung per Bote empfohlen werden, da auch hier der Zugang in der Regel gerichtsfest nachgewiesen werden kann, wenn keine Fehler gemacht werden. Die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist die sicherste Variante, allerdings die teuerste und die langsamste, womit sie ungeeignet ist, wenn kurze Fristen gewahrt werden sollen. Das Einschreiben birgt gewisse Risiken und kann auch nur dann funktionieren, wenn ein Zeuge/Bote das Schreiben gelesen, eingetütet und ausfgegeben hat.
Richtig Zustellen und Zugang dokumentieren:
Per Bote:
Der Bote fungiert gleichzeitig als Transportperson für die Sendung sowie als Zeuge für deren Zugang.
Optimalerweise übergibt der Bote die Sendung persönlich dem Empfänger, beispielsweise an dessen Haustür – oder auf der Arbeit. Ansonsten kann der Bote die Sendung auch in den eindeutig beschrifteten Briefkasten einlegen.
Wie dokumentiert der Bote die Zustellung? Worauf ist zu achten?
Um ganz sicher zu gehen, sollte der Bote
- das Schreiben selbst lesen,
- selbst in den Umschlag packen, diesen verschließen und es dann
- eigenhändig in den Briefkasten des Empfängers einwerfen oder diesem übergeben.
Dabei sollte der Bote auf einer zuvor gefertigten Kopie des Schreibens vermerken
- „Orignial eigenhändig eingeworfen am […] (Datum) durch […] (Name des Boten)“ und
- die Abschrift unterschreiben.
Bei Einwurf in den Briefkasten empfiehlt es sich, diesen mit dem erkennbaren Namensschriftzug des Empfängers zu fotografieren und das Foto mit der Abschrift aufzuheben.
Wer kann Zeuge / Bote sein?
Als Bote kann jede zuverlässige Privatperson fungieren. Diese sollte volljährig sein. Es können Freunde, Bekannte, Kollegen oder Mitarbeiter beauftragt werden. Es bietet sich aber an, keine direkten Familienangehörigen als Boten zu nutzen, da eine unabhängige Person vor Gericht generell einen glaubwürdigeren Zeugen abgibt.
Per „Einschreiben Einwurf“:
Hier ist es wichtig, dass ebenfalls nicht die Partei selbst sondern ein Zeuge/Bote das Schreiben ließt, selbst in den Umschlag packt, diesen verschließt und es bei der Post aufgibt. Es empfiehlt sich, dass der Zeuge auf einer Kopie des Schreibens vermerkt, „Orignial eigenhändig eingeworfen am [Datum] durch [Name des Zeugen]“ und die Notiz auf der Abschrift unterschreibt. Der Einlieferungsbeleg der Post und sodann die ausgedruckte Benachrichtigung der erfolgreichen Zustellung über die elektronische Sendungsnachverfolgung der Post können mit der Abschrift zusammengeheftet werden.
Häufigste Fehler:
Fehler: Das Einschreiben wird selbst in den Briefumschlag gesteckt und zur Post gebracht.
Durch ein den Einlieferungsschein wird lediglich dokumentiert, wann und wo eine (beliebige) Sendung eingeliefert wurde und durch einen Rückschein lediglich, wann und wie diese Sendung zugestellt wurde. Der Inhalt der Sendung ist jedoch nicht belegt. Theoretisch hätte der Briefumschlag auch leer – oder mit Papierschnipseln gefüllt – sein können. Ein Einschreiben ohne einen Zeugen für dessen Inhalt ist also wertlos.
Fehler: Der Bote hat den Brief, den er zustellt, nicht gelesen.
Siehe: 1. Fehler. Nur wenn der Bote den Inhalt des Schreibens kennt, dieses gelesen, selbst in den Umschlag gesteckt und zugestellt hat, kann er nötigenfalls vor Gericht den Zugang lückenlos belegen.
Fehler: Es wird „eigenhändiges Einschreiben“ gewählt.
Bei der Zusatzleistung „eigenhändig“ erfolgt die Auslieferung nur an den Empfänger persönlich. Ist die Zustellung nicht möglich, wird der Empfänger lediglich darüber benachrichtigt, dass eine Sendung für ihn bei einer bestimmten Postfiliale zur Abholung bereit liegt. Er ist jedoch nicht verpflichtet, das Schreiben auch abzuholen. Durch den Einwurf der Benachrichtigung wird weder der Zugang der eigentlichen Sendung fingiert, noch gilt die Nichtabholung als Zugangsvereitelung. Wenn der Empfänger das Schreiben nicht abholt, gilt es als nicht zugegangen.
Fehler: Es wird „Einschreiben Rückschein“ gewählt.
Siehe: Eigenhändige Einschreiben. Wenn der Postbote den Empfänger nicht antrifft wird die Sendung lediglich in einer Postfiliale für diesen hinterlegt.